Lançamos uma série de entrevistas segredos de trabalhar com gestores sobre gestão de equipes e projetos para aprender em primeira mão como construir processos de forma ainda mais eficaz e melhorar a produtividade.
Em sua primeira entrevista ao Wrike, Anton Shayakhov, fundador da agência Outmarketing , compartilhou os segredos de trabalhar com uma equipe distribuída.
Sabemos que você não possui um escritório propriamente dito –
Agora você trabalha com uma lista de números de telefone atualizada de 2024 em todo o mundo equipe distribuída. O seu colega de trabalho vive na Polónia e todos os funcionários estão espalhados por diferentes cidades. Antes do Outmarketing, você trabalhou na Aviasales e Yandex.Navigator. Qual é a principal diferença entre trabalho remoto e trabalho de escritório para você?
Sim, você está certo. Não temos um escritório propriamente dito e abandonámo-lo deliberadamente. Nossa equipe está distribuída por todo o mundo – alguns trabalham na Rússia e outros na Europa. A diferença mais importante entre trabalhar remotamente é, antes de tudo, a capacidade de auto-organização. Quando você trabalha em casa ou em um espaço de coworking, você quer constantemente se distrair com alguma coisa – o desejo de cair na procrastinação é o mais alto possível. Ser capaz de organizar seu trabalho de forma eficaz é um grande desafio para você. Como mostra a prática, o trabalho remoto não é adequado para todos.
É possível entender na fase da entrevista o quanto uma pessoa pode trabalhar remotamente?
Com o tempo, desenvolvemos nosso próprio algoritmo, que, mesmo na fase da entrevista, nos ajuda a entender o quão preparada uma pessoa está para trabalhar remotamente.
Cometemos muitos erros – por exemplo, contratamos uma pessoa e depois de três meses ela saiu. Na entrevista, garantimos que o colaborador já tenha pelo menos seis meses de experiência trabalhando remotamente. Mas, claro, prestamos atenção às suas competências profissionais e comunicação amigável. É muito importante para nós que a pessoa que contratamos seja um comunicador. Sempre perguntamos o que ele gosta de ler, quais podcasts ele ouve, como ele se sente em relação à meditação (nós realmente promovemos isso em nossa empresa e temos até nosso próprio aplicativo Practice – um aplicativo iOS para ensinar meditação). Observamos as respostas de uma pessoa e entendemos o quanto ela nos convém em termos de espírito corporativo.
É possível criar o ambiente de trabalho remoto perfeito? Ou isso é um mito que nada tem a ver com a realidade?
Cada um cria um ambiente ideal (ambiente físico) para si. Para alguns, o trabalho remoto é uma oportunidade de viajar mais, pois você não está preso a um local específico. Acho mais confortável trabalhar em casa. Nossa tarefa como empresa é criar um ambiente ideal nos processos.
Trabalhamos de acordo com Scrum. Vemos quem dez etapas para preparar uma reunião organizacional matadora: uma folha de dicas para gerentes de projeto é responsável por quê – todas as tarefas e projetos são registrados no gerenciador de tarefas. Também temos listas de verificação que deixam claro que o projeto foi realizado no nível adequado e estruturas escritas para cada processo (por exemplo, como criar um protótipo de site). Esse é um determinado cenário que ajuda muito na implantação dos projetos.
Por que Scrum? Como você veio até ele?
Sempre trabalhei de acordo com Scrum, em todos os projetos anteriores. Quando lançamos o Outmarketing, nem pensávamos em trabalhar com uma metodologia diferente. Transparência e ritmo acelerado de criação de produtos é o que precisamos. Scrum é um dos pilares da nossa agência, não vamos mudar para mais nada.
Em equipes, pode ser especialmente difícil monitorar a conclusão de tarefas, especialmente quando se trata de trabalhadores remotos que trabalham nos mesmos projetos. Como você divide as áreas de responsabilidade e decide quem é responsável por quê?
Como trabalhamos de acordo com Scrum, tudo é dividido em iterações. Uma iteração leva uma semana de trabalho. Planejamos tarefas na segunda-feira e fazemos uma retrospectiva na sexta.
Quando eu estava empregado, esse procedimento me parecia desnecessário. Agora, na verdade, levamos um dia inteiro de trabalho para planejar e resumir . Mas entendo que esta é uma boa prática. É melhor gastar esse tempo discutindo e elaborando checklists da semana, que indicam prazos e todos os responsáveis, do que trabalhar no caos. Isto é especialmente verdadeiro para uma equipe distribuída, quando você não consegue dados de taiwan ver quem está fazendo o quê. Planejamos cada iteração com muito cuidado e distribuímos tarefas entre os participantes. Sempre temos checkpoints intermediários , que necessariamente são revisados por outro membro da equipe. Os funcionários ligam uns para os outros e dão feedback uns aos outros. Também temos ligações diárias com a equipe de 10 a 15 minutos, onde discutimos tarefas atuais, progresso e resultados.
Também temos outra prática – essas são as etapas intermediárias da entrega de um projeto a um cliente . Nunca mostramos a ele o projeto finalizado imediatamente, mas primeiro compartilhamos o esboço, o conceito, o esboço e assim por diante. Desta forma, consegue-se transparência tanto para nós como para o cliente, para que o resultado final não seja uma surpresa para ele.
Você avalia a contribuição e a eficácia de um funcionário remoto?
Estimamos todas as tarefas que planejamos em horas. Por exemplo, escrever um texto levará uma hora, criar o design de um site levará 10 horas e assim por diante. Estimamos os custos de mão de obra com base em nossa experiência anterior (compreendemos aproximadamente quanto tempo leva para concluir uma tarefa específica). No início de cada semana, contabilizamos o número de tarefas agendadas para cada colaborador e o total de horas que irão trabalhar. Desta forma, podemos distribuir de forma otimizada a carga de trabalho entre todos os membros da equipe.
Como você mantém o espírito de equipe e a motivação dentro da empresa?
Todo mês temos um clube do livro. Escolhemos um livro que acreditamos que ajudará a equipe a se tornar melhor. Todos nós lemos, depois ligamos uns para os outros e discutimos o assunto juntos. Cada funcionário deve anotar teses que considere valiosas tanto para o crescimento e desenvolvimento empresarial quanto pessoal. Agora, por exemplo, estamos lendo o livro “Design Thinking in Business” de Tim Brown .
Também temos outro evento que realizamos a cada três meses. Chama-se “ Pecha-kucha ” – é um formato de festa intelectual com apresentação de breves relatórios. Cada apresentação consiste em 20 slides, cada um dos quais alterna automaticamente após 20 segundos (totalizando 6 minutos e 40 segundos para toda a apresentação). Os rapazes apresentam diversas ideias de negócios e compartilham informações úteis para ampliar seus horizontes.
Novamente, isso nos ajuda a nos tornarmos melhores e mais produtivos.
Já que estamos falando de inspiração, quais livros você acha que todo profissional de marketing deveria ler?
Posso recomendar com segurança segredos de trabalhar o livro “iPresentation ” . Carmine Gallo conta como Steve Jobs apresentou seus produtos, quais tecnologias persuasivas e truques ele usou. Também posso recomendar um livro principalmente para empreendedores, chamado “It Won’t Be Easy ” . Seu autor, Ben Horowitz, fala sobre como as empresas são construídas, quais as dificuldades que os empresários enfrentam e como as superam. E o terceiro livro, adequado para uma ampla gama de leitores , é “A Whole Life ” . É sobre como definir corretamente seus objetivos: tanto de curto quanto de longo prazo. A princípio li com muito ceticismo, pois fiquei muito confuso com o título. Mas no final, este livro me impressionou muito e coloquei em prática muitas das recomendações.
Que dicas você pode dar aos nossos leitores sobre colaboração remota?
Minhas 5 dicas principais são assim:
- Você ainda deve tentar trabalhar remotamente
- Descrever processos para que não haja vontade de procrastinar
- Ligue um para o outro sempre que possível
- Organize reuniões offline com a equipe
- Mantenha todas as tarefas em um rastreador de tarefas e ferramenta de gerenciamento de projetos (por exemplo, Wrike ).